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上海寶鋼金屬有限公司


發布時間:2012-03-26 10:21:25     查看:1219 次   來源: www.bfcvx.tw

一、 公司介紹

寶鋼金屬有限公司(原寶鋼產業發展有限公司)成立于1994年12月,是寶鋼集團公司全資子公司之一。為大力發展鋼材延伸加工產業,2007年底寶鋼集團整合寶鋼產業公司、鋼制品事業部、汽貿和線材制品等業務,組建成立寶鋼金屬,使之成為寶鋼鋼材延伸加工產業發展的重要平臺。

寶鋼金屬是寶鋼六大業務板塊之一,目前擁有三十多家全資和控股的子公司,業務分為六個板塊:鋼結構、金屬包裝、金屬氣體、汽車零部件、金屬貿易和汽車貿易。公司以金屬包裝、工業氣體、鋼結構等寶鋼產品的深加工產業為戰略方向,經過多年的發展,形成了具有品牌效應的系列產品—寶翼鋼制易拉罐、寶普氣體、冠達爾鋼構、大通型鋼、寶鋼彩板的大跨度彩鋼拱型建筑及彩鋼幕墻等。

公司組織架構如下:

二、 項目需求和目標分析

寶鋼金屬公司未上NC系統前沒有統一的資金管理機構和資金結算機構,各公司自行管理資金,各公司由于各種需要,如貸款、專項撥款等等,開設了各種各樣的銀行賬戶,賬戶多而且比較凌亂,有的賬戶已經處于基本不使用狀態,但是卻還未清理。在財務公司的資金平臺,有的公司已經開設了收支戶,有的公司還沒有開設,已經開設的賬戶也都處于基本不使用狀態。每個公司的現金流狀況不均等,有的現金流十分充沛,有的十分短缺。資金短缺的公司在外部銀行各自貸款,大多是信用貸款,也有抵押貸款和寶鋼金屬擔保貸款,貸款利率由各公司自己與銀行洽談。寶鋼金屬公司沒有要求子公司上報資金計劃,有的資金控制嚴格的子公司內部做月度資金計劃,大多數不做資金計劃。

寶鋼金屬公司以前的資金狀況很不適應集團化資金管理需求,它的弊端體現在:

集團對資金的流向缺乏實時了解,資金分散,綜合利用率低。

集團對公司的資金使用缺乏有效的監管手段,難以及時發現公司的不規范行為,存在潛在的資金風險。

沒有建立資金預算系統來控制資金支出,對資金流出用途、去處、金額等無法進行控制。

由于集團內資金不能集中調度,資金匱乏的公司通過抵押或者集團公司擔保方式向銀行貸款,增加了集團的或有負債風險。

各公司分別向銀行洽談貸款,提高了集團的資金使用成本,增加財務費用。

寶鋼金屬公司認識到集團在資金管理上的不足,決定建立集團資金集中管理系統,以實現資金的安全、有效管理,降低企業的資金使用成本。在目前尚無能力建立寶鋼金屬集團結算中心的情況下,寶鋼金屬公司有意仿效寶鋼股份公司的資金管理模式,依托寶鋼財務公司的資金平臺來進行資金結算管理。

三、 項目解決方案

1、寶鋼金屬資金系統總體規劃

本次實施涉及的模塊分為:資金計劃、資金業務處理、票據管理、授信管理、計息管理、信貸業務、報表分析。

資金計劃,主要用來處理資金計劃編制,審批,調整,控制。

資金業務處理,包括付款單、付款結算單、收款單、收款結算單、劃賬結算單的填制、通過財務公司支付(開通銀企直聯的銀行)、對賬單下載等。

票據管理,包括空白票據(各公司新購入的空白票據)的管理和其他票據(各公司收到的客戶支付的票據)的管理。

授信管理,包括集團公司現金平臺授信控制、金融機構授信控制。

計息管理,包括利率管理、利息報表。

信貸業務,包括貸款合同管理和銀行授信業務。

賬戶限額控制:對賬戶每日存款的額度進行預警。

報表分析,基于系統已有數據的統計分析報表。

整體系統的流程圖如下:

2、解決方案

(1)資金計劃流程

資金計劃管理功能全部通過開發實現,資金計劃經過各公司編制、提交(即上報審批)、寶鋼金屬的審批后才生效。各公司在NC中上報時,同時在集團公司一體化系統上報,寶鋼金屬根據集團公司審批結果在NC中進行審批。

A、資金計劃編制與調整

•由各公司填報,填報完成后進行提交,一旦提交后不能修改。

•可以按月或日填報,日填報累計值不能超過月值(自然月)。

•日計劃提交時,根據當前選擇單據的計劃日期,系統自動計算該點所在周(不跨月,周一到周五,不考慮其他假期)是否有沒有填寫的日計劃,沒有則提示。提交時為自動整體提交(周日到周六)。

•月計劃的計劃日期只有月份部分有意義。

•同一期間不能重復填報,只能調整計劃,例如2008年9月的月計劃只能有一份。

•新增調整計劃時,先要選擇以前填報過的期間,要求最新相應的計劃狀態為已審批(新增或調整)。不能調整當天(當月)及以前的計劃。

•系統已有的計劃(含調整的計劃)全部通過審批后,才可進行新計劃的上報。

參考界面:

B、資金計劃審核與控制

(1)各公司提交后,由寶鋼金屬進行審批。

•審批前可以修改審批數值,審批數值默認等于申請數值,可以為0,表示不同意,審批后狀態由已提交變為審批處理中。

•日計劃審批時,根據當前選擇單據的計劃日期,系統自動計算該點所在周(不跨月,周日到周六,不考慮其他假期)是否有非“審批處理中”的日計劃,沒有則提示日期。

•日計劃新增的審批、棄審時,根據上述周整體審批或棄審。調整單條記錄處理。

•月計劃的審批、棄審不受時間控制,但棄審的月份不能有任何狀態的日計劃。

•調整單審批后,相應的原申請單自動作廢,即同一計劃周期內,只有一份生效計劃。

•月計劃審批受下面公式的約束(計算公式通過補充方案另行確認):

•可以批量審批、棄審,但實質上是自動逐個審批每個計劃,在校驗失敗時停止,所以建議批量審批前先做試算,以保證整體成功。

•試算功能:運行審批前的校驗,提示試算成功或失敗。

•審批界面與編制界面相同,區別在于編制界面沒有審批與棄審按鈕。

•資金計劃對執行的控制與核銷:

付款/付款結算單在審核時,按收支項目、當天日計劃審批金額來控制支付金額(按單據審批日期取日計劃審批值),當待付款額超出當日計劃審批總金額時,系統不予審核,也不能支付。

付款單、付款結算單、收款單、收款結算單都必須選擇收支項目,這樣與資金計劃中的收支項目形成對應,達到核銷的目的。

劃賬結算單不控制收支項目。

(2)資金業務處理流程

通過NC系統的收付報產品模塊,加入部分開發功能實現。

業務流程說明與界面示意圖

•填寫收款單(收款結算單):

除了通過財務公司下載對賬單生成的收款信息,用戶還可以手工錄入收款信息,審核后可生成實時憑證,要求在收款單中選擇收支項目,并與資金計劃保持一致,以此達到核銷,之后以報表形式統計核銷情況。注:生成實時會計憑證后,核算人員可根據實時會計憑證聯查收付款單據,單據上有財務公司流水號。

•填寫付款單(付款結算單)、支付用戶手工錄入付款信息,錄入時需選擇資金計劃中的收支項目(以此做核銷,參見收款),經過審核后,在財務公司有賬戶的單據可點擊支付按鈕,通過財務公司進行支付(支付時將單據號傳遞給財務公司),支付后可生成實時憑證。(可查詢實際支付情況,如果查詢結果失敗或者無法查詢,人工確認支付完成,資金人員也可通過手工確認。核算人員在會計平臺中選擇實時憑證,確認后生成總賬憑證。)不在財務公司的賬戶審核后可以直接生成實時憑證。

注1:需維護集團中賬戶檔案的行政區劃、賬戶類型,否則無法通過財務公司支付。

2:在對賬單管理中生成的付款結算單不能再次通過財務公司支付。

•下載對賬單(對賬單即交易明細,用戶可根據交易信息,例如下撥資金、銀行自動扣費、外部收款信息等,選擇生成對應的收付款單據)。

用戶手工下載財務公司對賬單,可手工選擇生成收款單、收款結算單、付款結算單。

注1:下載對賬單時會返回有些交易標記為“NC生成”的記錄,這些記錄是財務公司收到NC系統支付指令后完成付款的信息,無法再生成單據。

2:每次手工下載對賬單都是所選時間段內完整的對賬單,會自動更新系統原有數據。

3:交易增加狀態欄:NC生成、手動生成、退票生成、待處理退票、已確認退票、未處理。

4:下載時判斷是否為疑似退票,如果是,交易狀態則為“待處理退票”,在對賬單管理和退票處理中均不可生成“收付款單/收付款結算單”;否則狀態為“未處理”。

5:狀態欄統計信息中的退票為“已確認退票”合計數,增加“退票生成”統計信息。

6:如果對方單位為空,或者是科目中帶有“-”,系統會將對方單位替換為“無法辨識”;對方賬號如果為空,系統會將對方賬號替換為“0”。

參考界面:

•退票抵銷

處理退票情況,在下面界面點擊查詢,查詢某賬號某個時間點交易明細后(類似下載對賬單),用戶可以手動進行退票勾對,勾對后進行保存則用收款抵消付款,也可取消本時間范圍內的所有勾對。

勾選后,點擊相關按鈕生成收付方向相同、金額為負的退票單據,生成后用戶再去收付款單/收付款結算單的單據管理處修改,選擇收支項目后審核單據。

注1:查詢結果只顯示狀態為“待處理退票”和“已確認退票”的對賬單。

2:手工勾對確認為退票后,對賬單狀態由“待處理退票”改為“已確認退票”,并只能在退票處理界面中生成“收付款單/收付款結算單”;確認為退票且生成單據后,對賬單狀態由“已確認退票”變更為“退票生成”。

3:可選中狀態為“待處理退票”的單據,點擊“狀態變更”按鈕將對賬單狀態變更為“未處理”,以便在“對賬單管理”中進行單據生成操作。

參考界面:

•集團公司資金平臺之資金占用情況查詢

系統提供查詢界面,直接從財務公司取值,加上公司透支額度進行計算,界面如下:

計算公式:剩余透支額度=公司透支額度-(-累計占用)+累計被占

說明:“-累計占用”是指累計占用為負值

(2)業務處理流程相關事項

•資金計劃對收付款的控制與關聯,參見資金計劃部分。

•收款結算單、收款單、付款結算單的產生方式都有兩種:手工填寫、下載對賬單生成。手工填寫一般是事前填寫,例如付款是填寫后支付才產生交易;對賬單生成是事后補單,因為對賬單中下載到的數據即表明交易已經發生,是根據交易追加生成單據。劃賬結算單均為手工填寫,表體只能有收、付兩條記錄。

•任一付款單、付款結算單只能有一種結算方式。

3、實施回顧

(1)項目規劃階段:雙方領導高度關注項目的建設,由于本次資金系統涉及到大量的接口傳遞的開發(與寶鋼財務公司,寶信軟件等多個供應商做開發),充分的溝通是十分重要的,所以寶鋼金屬方的領導幫我們積極協調寶鋼集團財務公司與寶信軟件的相關技術人員,組成了項目小組,從該系統的前置機器安裝維護到機房硬件維護的人員全部落實到位,為項目后期的成功打下了堅實的基礎。

(2)藍圖設計階段:此階段是非常關鍵階段,決定了整個項目實施的方向。首先按照資金業務功能進行需求調研,參與調研的業務人員都具有較高業務水平,在他們的緊密配合下,根據調研的結果,對期業務進行整理、分析后向客戶提交需求分析報告,并且得到客戶的認可確認。根據分析報告,我們又為客戶提供業務解決方案,雙方對業務解決方案進行多輪的研討、多次的調整,最后確認。

(3)系統建設階段:根據既定的實施方案,我們按照方案設計的思路進行各種檔案的設置,特別是開戶銀行和賬戶檔案的核對工作上,我們花費了大量的時間和精力,在測試付款的過程中發現和解決了很多的問題,對提高整個系統的質量起到非常重要的作用,為我們后期系統的正式上線和全面推廣鋪平了道路。

(4)系統切換準備:在此階段主要配合客戶進行培訓工作以及系統維護制度的建立及系統操作手冊的編寫等工作,為系統正式上線打下基礎。

(5)系統切換上線:在系統建設階段和切換準備階段做了大量的基礎工作與完善工作后,向領導作了項目匯報,并且得到領導的認可,各業務人員根據自已的業務權限,正式進入系統進行日常業務的處理工作,系統的正式切換上線也標志整個項目取得了階段性的成果。

(6)持續支持階段:在系統上線運行的一段時間內,我們提供了完善的支持服務工作,確保了系統的正常運行,同時在此過程中也及時解決了很多在測試階段沒有發現的問題,對系統做了進一步完善和優化,大大提高了系統的運行效率和使用效率,同時也大大的提高了客戶的工作效率,提高了企業的管理水平。在此的階段所表現出來的結果讓客戶非常滿意,達到或超過了客戶預期的效果,于5月中旬對項目進行全面驗收。

項目驗收并不表示該項工作的結束,而是標志著我們工作新階段的開始。實施項目驗收后,公司人力資源部及各分店應按照工作計劃要求,扎實地做好每一步的工作,以盡快地適應管理的要求,提高工作效率,提升工作水平。

四、 項目價值

寶鋼金屬公司使用NC的資金管理系統,實現了:

1、 規范了管理:通過NC的資金管理系統搭建了自身的資金管理平臺,將資金管理的制度通過軟件一一實現。例如資金計劃細化到天,如果昨日沒有報資金計劃,那么今天在NC中是沒有辦法進行支付的,如果報了日計劃沒有支付,那么額度自然取消,資金日計劃的總和不能超過每月填報的月計劃。

2、 節約了費用:以前各家付款都是通過各家的網上銀行付款,同一單位不同的銀行賬戶之間劃款還需要支付手續費。現在通過NC和寶鋼財務公司做銀企直聯,財務公司將工行,建行,交行都納入財務公司平臺,用戶只要拿一根財務公司的USB key就能在NC系統內實現各家公司賬戶的劃撥,無需任何費用。

3、 提高了工作效率:以前各子公司填報資金計劃的時候是需要報兩份的,一份以EXCEL形式報金屬公司,一份在寶鋼的資金平臺填報,每月還有大量的資金報表需要手工填寫。現在我們和寶鋼資金平臺做了接口,用戶只需要填報一次資金計劃就可以。所有的資金報表我們都通過NC的報表模塊設置了取數公式,用戶只需要點擊計算就可以自動出報表。

4、 規避了風險:以前各公司在支付的時候,往往不知道賬戶余額不足,導致資金不夠也去支付。

NC資金管理系統做了賬戶余額預警功能,當賬戶余額低于標準的時候會自動報警,同時也做了重復支付功能的控制,避免客戶誤操作導致資金的重復付款給企業帶來的損失。

5、 提高了企業的綜合授信額度:以前各家公司都是各自在自己的開戶銀行去貸款,額度也比較低。

現在都通過寶鋼金屬公司來和對應的銀行統一談判,都得到了較高的額度,為各家企業的發展提供了資金的保障。

五、 項目總結

1. 項目成功因素

1) 雙方領導的關心和支持,從項目的開始到結束,雙方領導都高度關注這個項目的進展,當出現的問題都會召開會議討論并解決問題。

2) 客戶各相關部門及業務人員的密切配合,本次實施中客戶資金業務的關鍵用戶每天在下班的時候都主動加班測試系統,對系統能很快的熟悉并提出好的改進意見,幫助我們不斷的改進和完善。在培訓的時候能主動擔任講師,培訓下屬公司的資金操作人員。金屬方的項目經理也積極協調各方的資源,加班加點一起推動這個項目前進。

3) 用友各部門的協調有效工作,在這個項目中我們的維護部,實施部,開發部的同事都非常的配合,大家為了一個共同的目標把事情做好,充分體現我們用友的團結協作精神。

4) 用友NC具有良好的功能及擴展性,通過二次開發可以最大限度地滿足客戶的業務需求,同時產品的穩定和兼容性也非常好,保證別的模塊的正常運做。

2. 顧問心得

1)對于不熟悉的業務領域要勇于學習,接受挑戰,同時要積極協調資源支持。

2)要融入到客戶的業務和組織中去,知己知彼方能百戰不殆,在實施過程中要積極主動,在客戶面前充分展現顧問的業務水平,在客戶心中樹立良好形象。

3)對于實施方法論要靈活運用,切忌生搬硬套;

4)要充分認識到項目實施的復雜和困難,保持敏銳的洞察力和風險控制能力;

5)要站在客戶的角度思考問題,把握客戶的關鍵需求,為客戶排憂解難,與客戶保持充分的溝通。

6)關鍵用戶的培養非常重要,可以為我們在實施過程中解決很多的問題,同時為后期的上線支持會起到很大的作用,充分實現知識的轉移。

3. 客戶感言

寶鋼金屬客戶項目經理何衛:

我們和用友公司的合作從開始到現在都十分順暢,用友公司的顧問都很專業,會幫助我們提出合理的改進意見,而不是照搬我們原來的做法。當出現問題的時候能非常及時的處理和響應,使我們的系統能很順暢的運行下去,同時也經常加班加點幫助我們處理問題。

寶鋼金屬方資金關鍵用戶石蕾:

用友的NC資金管理系統真正幫助我們實現了資金管理的需求,幫助我們企業優化了資金管理的流程,使我們的工作效率得到了很大的提高,放心的支付每筆貨款,同時也加強了集團對下屬公司的資金管控力度,能及時的了解下屬公司的資金流向。


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